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編者按：為了避免每天都忙忙碌碌最終卻一無所獲，或者避免時間在不知不覺中就不見了這種感受，我們應該做好時間管理，有效利用每一分鐘。這篇文章來自編譯，作者在文中提出了通過金錢思維的方式來做好時間管理，同時分享了最大化利用有限時間的方法與工具，希望對你有所啟發(fā)。這是系列文章的上篇，主要圍繞著“時間預算”這一主題分享了做好時間管理的有效方法。

圖片來源：Margarida Mouta

每天實際上并沒有24小時。

扣除睡覺的時間，一天就除去了近三分之一的時間。另外再算上八個小時的工作時間，就只剩下三分之一的空閑時間了，這還不包括通勤時間或是下班后回復郵件的時間。

總之，你一天最多只有八小時的時間來做其他事情。

更現(xiàn)實一點，除了照顧孩子、處理家庭事情、做飯吃飯、打掃房屋、支付賬單以及其它必須要完成的任務外，留給自己的時間其實更少。

據(jù)美國勞工統(tǒng)計局（U.S. Bureau of Labor Statistics）2019年展開的一項關于時間使用的調查，美國成年人平均每天的空閑時間為5.19小時，其中包括“社交和聊天”“看電視”和“玩游戲”等活動。這5.19小時，或是更少的時間，則主要是用于完成副業(yè)項目或自我關懷的時間。

與金錢管理要求我們做好財務預算一樣，時間管理也需要我們做好對每個小時的“預算”。有效合理地利用這些時間，過上既能夠追逐夢想又能保持平衡的生活，即意味著你需要把僅有的時間用于做最重要的事情，比如保持身材、改善婚姻或是閱讀更多的書。

但有時候，問題就在于我們騰不出這么多時間。在這近五個小時中，我們還會遇到各種突發(fā)事件，以及那些憑空出現(xiàn)的任務，因此，真正的空閑時間可能也只有三小時、兩小時、一小時，或者幾乎沒有空閑時間。我們不但沒有認識到消磨我們時間的潛在力量，反而對無法有效管理自己的時間感到內疚。

但事實上，我們大可不必如此。我們可以踐行時間管理原則來實現(xiàn)自己的目標并完成更多任務，同時也需要接受一個事實，即期望不可能完全實現(xiàn)。

這篇文章中分享的時間管理指南，將跟你分享如何最大化利用每一天的時間，避免給自己造成過大的壓力，并接受時間的有限性這一現(xiàn)實。你還將了解掌握時間去向的有關建議，制作切實可行的“時間預算”來輔助日常決策，并學會將時間預算轉化為靈活的日計劃和周計劃。

什么是時間管理？

——時間管理是一種效率技巧，可以幫助你有效地將一天中的時間分配給工作和生活上的重要事情。高效時間管理的重點，不在于往待辦事項清單中添加更多的任務，而更側重于讓你的每一天反映出你所堅信的價值觀。

一、做好（時間）預算

就個人理財而言，要做好預算，首先要知道自己的錢都花在了哪些方面。金融專家可能會告訴你，首先要做的就是查清借記卡和信用卡的交易記錄、應付款項、經常性付款，以及其他所有相關的支出明細。

他們還可能會建議，你最好定期（比如每周或每月）追蹤記錄自己的消費情況，積極主動地了解自己的消費方式。

這種財務上的自我審查有助于提高你在了解個人資金去向方面的意識。你可能會意外發(fā)現(xiàn)，自己收入的20%居然都花在了外賣服務和餐館外帶食品上，或者你每月在付費訂閱服務方面會花費上百美元，但實際上自己很少使用這些付費服務。

此外，你還可以開始建立一個計劃，或者準確地說是一項預算計劃，從而更好地規(guī)劃自己的資金，將錢合理地用于房屋首付或者還清信用卡欠款。

很多人總是會認為，大家都會面對“時間赤字”的問題——沒時間鍛煉、沒時間研究副業(yè)項目，或者沒有能讓自己放慢腳步享受生活的時間。

對此，我們有必要了解自己的時間去向，從而真正地解決時間管理問題。無論是用于社交，還是睡覺，你都需要找到自己在哪方面存在浪費時間的情況，然而以此改進，完成更多有意義的任務。

“時間審計”

從直覺上來說，我們并不擅長于了解自己的時間分配，往往還會高估自己用在工作上的時間，而低估了自己被各種干擾事項所分心的時間。

與其猜測自己的時間分配，不如參考以下步驟來展開一次“時間審計”：

選擇一到三天作為審計周期。

打印下方中的時間管理追蹤記錄表（點擊獲取或下載PDF文檔），每天一張。

以每小時為單位，設置一個鬧鐘提醒（比如，下午一點、下午兩點、下午三點）。

鬧鈴響起時，在記錄表上記錄自己在前一小時所做的事情。坦誠一點，這個時間審計是給自己看的，不是給老板的。如果你本應該專心工作，但實際上卻在刷Twitter，那也要如實記錄。

完成時間審計后，回顧追蹤記錄表并復盤，找出其中的趨勢特點，并把這些時間利用情況劃分為不同的分類，比如睡覺、社交媒體、工作、做飯、鍛煉、娛樂、照顧孩子等等。

就復盤而言，你可以通過以下問題來進一步分析你的時間利用情況：

時間占比最大的一類事項是什么？我在專心工作、聊天和處理各項干擾事項等方面分別用了多少時間？

我下班后的大部分時間都在做什么？

總體而言，我在導致分心等活動上的時間投入有多少？

我是否在實現(xiàn)目標等活動上投入了足夠多的時間？

我在個人健康和（或）自我關懷等活動上的時間投入有多少？

你可以通過各種計時設備或應用來完成時間審計，但除此之外，你可能還會發(fā)現(xiàn)，如果能借助下列這類時間追蹤應用，你的時間審計過程可能會變得更加輕松：

Toggle：可在電腦端和移動設備上記錄你線上和線下所有活動上投入的時間。它還推出了一款插件，可以結合時間管理應用Todoist的網頁版一起使用。

RescueTime：在電腦端和移動設備上安裝這款時間管理應用，就可以自行啟動時間追蹤功能，它可以記錄你在網頁和應用上停留的時間，還可以將你的在線活動按照“高效”“一般效率”和“低效”等標簽來分類。此外，你還可以通過每日儀表盤數(shù)據(jù)了解自己的效率得分（0至100分）。

完成時間審計并進一步掌握自己在各種活動方面的時間投入后，你就可以找到需要改進的方面，實現(xiàn)更高效的時間管理。

確定重要事項

如果希望明確自己的重要事項，你可以直接看看自己的時間都花在了哪些方面。可能你認為自己以學習為主，但通過時間審計后發(fā)現(xiàn)，過去了這么多天，網課仍然沒有上完，或者床頭柜上的書仍然沒有開始讀。而時間管理的目的，就在于讓你能夠在實際過程中優(yōu)先完成自己明確的那些重要事項。

對于你想完成的事情，你可能會列出一個很長的清單。但如果每件事都是重要事項的話，就實際上重要事項也就沒有任何意義了。太多的事項只會讓我們無所適從，反而失去了重點，不可避免地導致“分析癱瘓”（analysis paralysis）。

對此，解決辦法就是不要給自己設定太多事項和目標，重點去解決需要優(yōu)先完成的事項。

關注最重要的目標，并明確實現(xiàn)這些目標的最有效方式：

為了與孩子建立更親密的關系，優(yōu)先花時間與他們相處。

為了飲食更健康，優(yōu)先在家自己烹飪健康的食物。

為了獲得學位，優(yōu)先學習和閱讀。

無論什么時候，規(guī)定自己最多只能處理五項重要事項。值得注意的是，你需要確認你的重要事項是否與“工作”或“生活”有關，最好在生活方面明確至少兩項重要事項。否則，如果全部是工作相關的事項，恐怕你到時候只會變得精疲力竭。

優(yōu)先處理重要事項，即意味著延后處理其他事項?；仡檿r間審計，尋找那些與這一重要事項清單不相符合的活動。在這個環(huán)節(jié)，你就需要做出艱難的抉擇，比如放棄參加志愿者活動的時間，從而花更多的時間陪伴伴侶，或者退出朋友組織的夢幻橄欖球聯(lián)盟，從而有時間讓自己想做的項目真正落地。

只有你自己才知道該怎樣合理分配時間。通過仔細回顧并檢查你現(xiàn)在的重要事項，你就能更有意識地決定你的時間分配。

制作“時間預算”

財務預算有支出數(shù)額，時間預算也有“小時數(shù)額”。在明確了更重要的事項后，你就需要給每件事項分配具體的時間。

你可以給自己每天或每周分配不同的小時數(shù)。這個過程實際上就類似于將每個月外出就餐的費用控制在150美元以內，或者每個月花在付費訂閱服務方面的費用控制在50美元以內。因此，你也可以給自己規(guī)定，每周運動五小時，或者工作日花1.5小時做飯等等。

如果你不知道該怎樣為重要事項設置時間數(shù)額，那就跟隨你的直覺，從現(xiàn)實角度選擇你自認為能夠達成的一個時間目標。

根據(jù)帕金森定律（Parkinson"s Law），只要有足夠的時間，工作就會不斷擴展。通過設置時間限制，并嚴格按照這個時限來完成有關事項，我們也許不會完成所有希望完成的事項，但可以用完美來換取速度，完成比最初設想還多的事項。

當然，有了預算也不能保證我們就可以完美地利用資金（或時間）。正如你可能會在某些方面大把花錢，或者因為緊急情況而用掉積蓄一樣，你也可能會將本來計劃去做家務的時間用于娛樂或其他緊急事項，導致你消耗掉有限的時間預算。

事實上，這也是非常正常的情況。目標不是做到完美，而是要養(yǎng)成意識。有時候，總是會出現(xiàn)一些突發(fā)事件，讓你不得不將時間預算拋到一邊，但這并不意味著，你就需要完全放棄時間管理。

無論在做什么事情時，總是以時間預算為核心，你就會更加意識到各項抉擇的權衡利弊，從而在時間利用方面做出更加理性的抉擇。

“時間塊”練習

明確重要事項并制作時間預算后，接下來就需要具體實踐了。對此，建議你嘗試“時間塊”這個方法：

時間塊是一種時間管理方式，它主要是要求你將一天的時間切分為若干個時間塊。每個時間塊只安排一項具體的任務，或者任務組。通過這種方法，你將不再面對沒完沒了的待辦事項清單，每天面對的都是具體的任務計劃，讓你清晰地知道什么時候該做什么事情。

就時間塊這一方法的運用而言，它主要涉及到三個方面：

選擇適當?shù)墓ぞ?/strong>：你可以借助一張白紙、日計劃表、數(shù)字日歷或者待辦事項清單應用。

創(chuàng)建時間塊：從醒來過后的第一件事開始，依次在你選用的工具中創(chuàng)建時間塊。每個時間塊僅限用于完成特定事項，時限長短可控制在15分鐘至兩小時不等。例如，如果你計劃每天花1.5小時來做飯，那就在你的日歷表上創(chuàng)建“5:00PM-6:30PM”的時間塊?？傊?，確保所有的時間塊都有具體的事項安排，并且按這種方式創(chuàng)建覆蓋全天的時間塊。

必要的調整：當出現(xiàn)突發(fā)事件和（或）某些任務花費的時間比預期的要長時，你就需要適當?shù)刈龀稣{整。例如，你可以將某個時間塊調整至當天晚些時候，或者推遲到當周的晚些時候。

認真規(guī)劃好一天的每一個小時，計劃一個小時吃午餐，再計劃一個小時用于來往郵件，這種方法最初可能會讓你覺得難以應付。但總的來說，時間塊方法的確是一種把握有限時間的有效方法，也能夠幫助你更高效地利用每一天的時間。

提前計劃

每天醒來過后，如果我們缺少明確的行動計劃，就容易變得特別被動。在這種情況下，我們很難實現(xiàn)從一個重要事項到另一個重要事項的策略轉移，往往只會毫無頭緒地打開收件箱，或者把精力投入在緊急不重要的事項上。

為了避免這種被動局面，最好的辦法就是提前計劃。在真正沉浸于完成當天的工作之前，當我們停下來認真思考并明確重要事項時，我們可以有意識、有重點地來提前規(guī)劃這一天的時間。

提前計劃是做好時間管理的最基礎一步。對此，建議做好每周和每日計劃：

計劃你的一天：無論你選擇的是時間塊方法，或者是其他效率方法，都有必要提前一天做好第二天的日計劃。最好在前一天晚上計劃第二天的日程，為第二天需要完成的所有事情（比如分享部門工作動態(tài)，或者給祖父母打電話等）設定時間塊。

計劃你的一周：此外，建議堅持每周一次復盤。回顧過去七天的計劃實施情況，同時計劃接下來七天的安排。對此，你還可以向自己提出一系列問題：上周我希望完成但沒能完成的事項是什么？哪些因素導致我沒有把重要事項放在首位？下周我最想完成的重要事項是什么？

對很多人而言，計劃本身就耗費一定的時間，這也給他們帶來了更大的壓力。對此，你可以通過以下三個原則，來更好地做好日計劃和周計劃：

將日計劃時間限制在15分鐘內完成，周計劃時間限制在60分鐘內完成。

計劃不要過滿，為各種突發(fā)事件預留時間。

如果需要改變計劃，那就積極調整有關計劃。

計劃并不能保證完美的一天。相反，你應該把日計劃當成一個指南針，指引你朝著正確的方向前進，哪怕最后稍微有點偏航也沒有關系。

延伸閱讀：

時間管理實用指南：用金錢思維來管理時間（下）

譯者：俊一