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編者按：為什么你效率不高？根據(jù)分析的癥狀你也許可以給出解決方案，但解決方案只能解決短期內(nèi)的問題；對癥狀刨根問底然后分析出對策，則可以對問題做出預(yù)防性的響應(yīng)，從而確保長期內(nèi)問題不會(huì)再次發(fā)生。文章來自編譯。

圖片來源：Unsplash

劃重點(diǎn)：

不要被工作效率降低的表象迷惑

刨根問底并不止步于5個(gè)WHY

浪費(fèi)時(shí)間的事情盡量別做

我們都在想方設(shè)法提高生產(chǎn)力。但這是不是就意味著天剛蒙蒙亮就得爬起來晨練，接著榨干開始上班前的那 3 小時(shí)，去搞你的副業(yè)呢？

當(dāng)然不是。至少，這種做法不是誰都適合！

更高效意味著利用時(shí)間要更明智，意味著你可以在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作，并且去做那些影響比較大的項(xiàng)目……而不是把時(shí)間花在既不重要又耗時(shí)的任務(wù)上。

高效也意味著你完成了任務(wù)——沒有什么比從待辦事項(xiàng)清單上劃掉一些行更好的了！當(dāng)然，高效還意味著你可以花更多時(shí)間做自己喜歡的事情：比方說跟家人和朋友共度時(shí)光、磨練一項(xiàng)技能、享受自己的愛好，或者促進(jìn)職業(yè)發(fā)展。

當(dāng)工作效率急劇下降時(shí)，你的壓力和焦慮就會(huì)增加，因?yàn)槟銢]有足夠的時(shí)間去實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，沒辦法做對你來說真正重要的事情。了解自己的工作效率為什么會(huì)下降可以幫助你重回正軌。

什么是 5 WHY法？這種辦法怎么能幫到你？

5 WHY法是汽車制造商豐田公司的創(chuàng)始人豐田佐吉在 1930 年代制訂出來的。其實(shí)辦法很簡單：就是連續(xù)問5次“為什么”，追根刨底，直到找到問題的根本原因。這跟沒完沒了地問“為什么”而激怒父母的孩子沒什么不同……不過它的好處也許是變革性的！

5WHY法的目標(biāo)是更快地找到問題的根本原因，并深入研究對策。

解決方案解決的是癥狀，癥狀可能在短期內(nèi)就可以修復(fù)；但對策則是提出對問題的預(yù)防性響應(yīng)——要確保長期內(nèi)問題不會(huì)再次發(fā)生。

5 WHY法怎么做才能找到效率問題的根本原因

第 1 步：定義問題

你的目標(biāo)是找到效率問題的根源。

你應(yīng)該從定義問題出發(fā)：“我總是很忙，但我總覺得自己的時(shí)間利用缺乏效率?！?/p>

第 2 步：問為什么……連問 5 次

把剛剛定義的問題用“為什么”重新表述。

WHY#1：為什么我總是很忙，但總覺得時(shí)間利用缺乏效率？”

答：因?yàn)槲液苋菀妆浑娮余]件分心。

WHY#2 為什么我很容易被電子郵件分心？

答：因?yàn)槲医?jīng)常想去檢查電子郵件，而不是處理重要的項(xiàng)目。

WHY#3 為什么我總是想去看自己的電子郵件，而不是去處理重要的項(xiàng)目？

答：因?yàn)槲蚁Ｍ约喉憫?yīng)迅速。

WHY#4 為什么我希望自己響應(yīng)迅速？

答：因?yàn)槲也幌脲e(cuò)過重要的電子郵件，也不想讓緊急郵件處于未讀狀態(tài)。

WHY#5 為什么我不想錯(cuò)過重要的電子郵件，并且不想讓緊急郵件處于未讀狀態(tài)？

答：因?yàn)槲也幌Ｍ?jīng)理或同事認(rèn)為我沒有高效地做完自己的工作。

注意：你不需要在問了5個(gè)WHY之后止步。如果你認(rèn)為問題還可以繼續(xù)深入，請繼續(xù)。

WHY#6：為什么我擔(dān)心經(jīng)理或同事會(huì)認(rèn)為我沒有高效完成工作？

答：因?yàn)槲业膱F(tuán)隊(duì)在本季度有非常困難的目標(biāo)要實(shí)現(xiàn)，我擔(dān)心我們實(shí)現(xiàn)不了。

第 3 步：解決問題的根源

既然你已經(jīng)確定了自己生產(chǎn)力低下的根本原因——是因?yàn)槟銓?shí)現(xiàn)本季度的困難目標(biāo)感到擔(dān)憂——現(xiàn)在就可以制定對策，從而避免因?yàn)檫@些目標(biāo)造成的壓力而感到受挫和分心了。比方說：

跟經(jīng)理討論，設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，或者重新審視自己在季度初期設(shè)定的目標(biāo)。

跟團(tuán)隊(duì)就溝通的規(guī)范達(dá)成一致，這樣就不會(huì)有經(jīng)常需要查看電子郵件的壓力。

第 4 步：搞定次要因素

通過 這個(gè)5 WHY流程，你就可以確定生產(chǎn)力問題的根本原因以及次要因素。

在我們上面的例子當(dāng)中，電子郵件不是生產(chǎn)力問題的根源，但卻是一種干擾，會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間（這一點(diǎn)稍后會(huì)詳細(xì)介紹）。有些辦法可以解決這個(gè)問題：比方說，利用一些高效的電子郵件管理工具。

社交媒體是另一個(gè)常見的影響因素，但有一些方法可以減少社交媒體對生產(chǎn)力的影響：

記錄一下自己訪問社交媒體的時(shí)間，從而激發(fā)你改變習(xí)慣的動(dòng)力。你的手機(jī)每周都會(huì)回顧一下你看手機(jī)的時(shí)間分布情況——或者你也可以用 RescueTime 之類的app來密切關(guān)注自己訪問桌面的情況。

此外，你還可以關(guān)閉社交媒體的通知，并設(shè)置時(shí)間保護(hù)程序，讓你只能在特定時(shí)間或每一天的有限時(shí)間內(nèi)訪問自己的帳戶（類似于家長攔截程序）。故意拖延反而可以讓你變得更有效率……只要是有時(shí)間限制的！

Offtime 等app可以阻止社交媒體等分散注意力的appp。或者也可以試試 Flipd ，這款app可以在預(yù)定時(shí)間內(nèi)屏蔽你的手機(jī)，這樣你工作忙或在家的時(shí)候就沒法用手機(jī)了。

什么是“浪費(fèi)時(shí)間的事”，該如何避免？

就算你對生產(chǎn)力問題的根本原因有了清晰了解，但浪費(fèi)時(shí)間的事（time waster）也會(huì)消耗時(shí)間，阻礙進(jìn)程。

比方說，社交媒體可以讓大腦愉快地進(jìn)入休息狀態(tài)……但有時(shí)候會(huì)你會(huì)不知不覺地掉進(jìn)充斥著模因和阿貓阿狗視頻的兔子洞，你在里面花掉的時(shí)間比你想象的要長得多。我們平均每天要在社交媒體上消耗 145 分鐘的時(shí)間（將近 2.5 小時(shí)），檢查和回復(fù)電子郵件的時(shí)間甚至更多。

結(jié)果怎樣？結(jié)果你就得承受更大的時(shí)間壓力，你會(huì)離實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越來越遠(yuǎn)。常見的浪費(fèi)時(shí)間的事情有 6 種，以下我們會(huì)告訴該怎么干掉它們。

6種浪費(fèi)時(shí)間的事情

1. 沒有議程的會(huì)議

我們都經(jīng)歷過這樣的事情：一群人在Zoom上面開會(huì)可是議程卻偏離了軌道！不要這樣，要設(shè)定明確的目標(biāo)或議程，用這個(gè)指導(dǎo)會(huì)議，讓會(huì)開得更有成效。

2. 浪費(fèi)時(shí)間在累人但沒價(jià)值的工作上

Busywork很耗時(shí)間，而且?guī)缀鯖]有任何有價(jià)值的產(chǎn)出?？纯戳鞒淘谑裁吹胤娇梢愿倪M(jìn)，從而減少這種工作（或者委派給其他人去做）。

3. 溝通不暢

如果不能夠清楚地傳達(dá)信息，或者放任電子郵件的溝通變得不暢，你就會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間。要盡量讓電子郵件簡單明了。

4. 計(jì)劃太大太虛

注意到自己的計(jì)劃過程做得過頭了嗎？應(yīng)該按周、按月或者按季度把計(jì)劃分解為可管理的目標(biāo)。

5. 分心

看看社交媒體或者看看視頻，以此尋求精神上的放松是沒問題的，問題在于你控制不住。應(yīng)該設(shè)置時(shí)間塊，以免自己總是刷個(gè)不停。

6. 總是被打斷

一旦聽到推送通知（新電子郵件、Slack、社交媒體、即時(shí)消息）的提示音時(shí)，你就會(huì)忍不住要切換過去看。最好改一下設(shè)置，確保不會(huì)被那些提醒分心。

總結(jié)

如果你的工作效率最近有所下降，5 WHY法可以幫助你深入挖掘并找到問題的根本原因，這樣你就可以避免分心并在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多工作。

譯者：boxi。

關(guān)鍵詞： 效率 不高 根源